BASE NIIKAPPU住宿預約申請｜送出前檢查清單

• 希望日期與住宿晚數

• 代表者姓名與聯絡方式

• 大人與兒童人數

• 團體名稱與住宿目的

• 男女明細

• 預計抵達與出發時間

• 車輛數

• 希望洽詢的事項

除了總人數，也要分開填寫大人與兒童、男女、指導者與選手等明細，讓設施較容易確認房間與設備。

未定欄位不要留白，可寫「練習場地協調中」或「人數最多24名」等目前狀態。若能附上預計確定時間，也較容易安排。

輸入前先準備在手邊的資訊

開始輸入前，先整理代表者聯絡方式、希望日期、住宿晚數、人數、利用目的與抵達方式，可避免途中為了查資料而離開畫面。團體也應盡可能準備大人與兒童、男女、指導者等人數明細。

在備註欄說明未定事項

不要把未確定數字當作確定值送出，應寫成「20至24名」「考慮使用1輛小型巴士」等範圍，並附上預計確定日期。餐食、場地、接送等洽詢內容，也要分開寫希望事項與必要條件。

送出後要進行的事項

確認是否收到自動回覆，也要查看垃圾郵件匣。申請已受理與預約成立不一定相同，請閱讀設施回覆、追加問題、付款等說明，並在期限內處理。

餐食、過敏、大型車、特殊設備、長期住宿等條件較多時，可在送出住宿預約申請前先透過洽詢整理。

確認預約表單的總人數、男女與年齡等明細，以及房間分配名冊的人數一致。若漏算指導者、嬰幼兒或中途參加者，設施就無法正確判斷接待條件。

不要重複送出相同內容

送出後確認自動回覆或受理畫面，不要只因擔心是否送達而反覆送出相同內容。若有變更，請寫明第一次送出日期、代表者姓名與變更項目。

表單是向設施傳達希望條件的工具。在收到設施對空房、利用條件、費用與必要手續的回覆，並確認預約成立前，不要過早向交通單位或參加者發布確定通知。

除了變更項目，也簡短附上未變更的主要條件，可降低與其他申請混淆的風險。若設施要求重新估價或追加手續，請確認相關說明。

送出前保存輸入內容

若備註較長，請先在其他記事中保存副本再送出。即使發生網路中斷或畫面重新整理也能再次輸入，之後設施提問時也可核對送出內容與回覆。