合宿のしおりの作り方｜日程・持ち物・連絡先を一つにまとめる

幹事が予定を把握していても、参加者が集合場所、持ち物、宿泊先のルールを別々のメッセージで受け取ると、当日の判断はそろいません。しおりは、合宿に必要な確定情報を一か所へ集め、誰に確認すればよいかまで示すために作ります。

初めて作る場合は、過去のしおりをそのまま使うより、今回の参加者がどの場面で迷うかを考えます。集合、乗車、到着、練習、食事、入浴、就寝、出発の順にたどると、必要な情報を見つけやすくなります。

制作開始時点ですべてが決まっている必要はありません。ただし、未定の内容を確定情報のように掲載すると、後から訂正が増えます。情報を次の三つに分けてから編集します。

参加者が最初に探すのは、企画の背景ではなく、集合時刻、集合場所、遅刻時の連絡先です。表紙の次に「当日まず見るページ」を作り、移動中でもスマートフォンから確認できる量に絞ります。

• 集合日時と集合場所

• 遅刻・欠席時の連絡先

• 当日必ず持つもの

• 最初に乗る車両や班

• 到着後に集まる場所

• 帰着または解散予定

しおり本文ですべてを詳しく説明すると、重要な情報が埋もれます。持ち物や安全管理の詳細は担当者用資料と分け、参加者向けには「何をするか」「どこを見るか」「誰へ連絡するか」を残します。

「18時入浴」とだけ書いても、誰から入るのか、どこへ集合するのかは分かりません。団体の時程には、開始時刻、場所、対象者、担当者、次の予定までに終える条件を加えます。

同じ情報を複数の形式で配る場合は、それぞれの役割を決めます。紙は当日の確認、PDFは全体の正式版、チャットは変更の通知に向いています。チャットへ予定の全文を書き直すと、古い投稿との違いが分からなくなるため、更新したPDFの版と変更点を知らせます。

日程や人数が変わったときは、古いファイルを上書きするだけでは不十分です。表紙に更新日と版番号を付け、変更した項目を短くまとめます。幹事側の保管場所も一つにし、「最終」「最終2」のような名前を使わないようにします。

1. 01

   元の資料を更新する

2. 02

   版番号と更新日を変更する

3. 03

   変更点を一覧にする

4. 04

   全員へ正式版の保存場所を伝える

5. 05

   古い版を使わないよう通知する

BASE NIIKAPPUを利用する場合は、正式住所、到着予定、施設から案内された利用条件、共用設備を使う順番、参加者が持参するものを反映します。未確認の食事、練習会場、貸切、設備利用を確定事項として掲載しないでください。

候補日や人数が未定でも相談できます。施設から条件の回答を受けた後にしおりを最終化し、問い合わせ時の希望と、正式に確認できた内容を分けて参加者へ伝えます。