初めての合宿幹事が準備すること

1. 01

   合宿の目的

2. 02

   候補日と泊数

3. 03

   参加対象と人数

4. 04

   練習・活動内容

5. 05

   予算の上限

宿泊先へ相談する

候補日、人数、団体種別、競技、車両、食事、到着予定を伝えます。未定事項は隠さず、いつ確定するかも共有してください。

• 日程と集合場所

• 参加費と支払期限

• 持ち物

• 部屋割りの考え方

• 健康情報の提出方法

• キャンセル期限

移動、食事、練習、入浴、ミーティング、消灯、起床を一枚にまとめます。予定を詰めすぎず、遅延を吸収する余白を入れてください。

終了後に行うこと

• 忘れ物確認

• 精算

• 施設への連絡

• 事故・体調記録の整理

• 次回へ残す改善点の記録

準備は「決める・集める・伝える」の三段階

幹事の仕事を一人で抱えると、参加者への連絡と施設への回答が同時に止まりやすくなります。まず目的・日程・予算を決め、次に参加情報と健康情報を集め、最後に施設・参加者・運転担当へ必要事項を伝える、という三段階に分けると進捗を管理しやすくなります。

人数、部屋割り、車両、食事は直前まで変わる可能性があります。最新版が分からなくならないよう、共有表には更新日と担当者を記録し、チャット上の口頭変更だけで確定させないことが重要です。施設へ伝えた人数と、参加者名簿の人数が一致しているかも節目ごとに確認します。

情報の保管場所を一つにする

名簿は表計算、変更はチャット、料金はメールという状態では、どれが最新版か分からなくなります。幹事用の管理表を一つ作り、施設へ伝えた人数、参加者の回答、車両、部屋、支払い状況を同じ場所で管理してください。個人の健康情報は閲覧者を限定します。

医療対応、未成年者の管理、危険を伴う活動、運転継続の判断は、幹事一人の経験だけで決めないことが重要です。指導者、保護者、施設、必要に応じて専門機関のルールを確認し、判断者と連絡経路を事前に決めます。

幹事会議は30分で決める項目を限定する

打ち合わせのたびに全項目を話すと決定が進みません。初回は目的・日程・予算、次回は施設・移動、その次は生活・安全というように、会議ごとの決定項目と持ち帰り担当を設定します。

変更は影響範囲まで確認する

一人の欠席でも、部屋割り、車両、食事、参加費が変わる場合があります。変更を受けた担当者は、関係する表と施設への連絡が必要かを確認し、人数だけを書き換えて終了しないようにします。

合宿が終わったら、予定との差、施設への確認で不足したこと、参加者から多かった質問、余った費用や不足品を記録します。担当者の記憶だけに残さず、次回の幹事が再利用できる形で保存してください。