第一次擔任集訓負責人｜準備工作完整指南

1. 01

   合宿目的

2. 02

   候選日期與住宿晚數

3. 03

   參加對象與人數

4. 04

   練習或活動內容

5. 05

   預算上限

向住宿設施洽詢

提供候選日期、人數、團體類型、競技、車輛、餐食與預計抵達時間。不要隱藏未定事項，也要分享預計何時確定。

• 日期與集合地點

• 參加費與付款期限

• 攜帶物品

• 房間分配原則

• 健康資訊提交方式

• 取消期限

把移動、餐食、練習、入浴、會議、熄燈與起床整理在一張表中。不要把行程排得過滿，要保留吸收延誤的時間。

結束後要進行的工作

• 確認遺忘物品

• 結算

• 聯絡設施

• 整理事故與健康紀錄

• 記錄下次可改善事項

準備分成「決定、蒐集、傳達」三階段

若負責人一人承擔所有工作，對參加者的聯絡與回覆設施可能同時停滯。先決定目的、日期與預算，再蒐集參加資訊與健康資訊，最後向設施、參加者及駕駛人傳達必要事項，分成三階段較容易管理進度。

人數、房間分配、車輛與餐食都可能在出發前持續變更。共用表格應記錄更新日與負責人，避免無法判斷最新版本，也不要只用聊天中的口頭訊息定案。在各個重要階段，也要確認向設施報告的人數與參加者名冊一致。

把資訊保管位置統一

如果名冊在試算表、變更在聊天、費用在電子郵件，就很難判斷哪一份是最新版。建立一份負責人管理表，在同一處管理向設施報告的人數、參加者回覆、車輛、房間與付款狀況。個人健康資訊須限制閱覽者。

醫療處理、未成年人管理、具危險性的活動及是否繼續駕駛，不應只靠負責人個人經驗決定。請確認指導者、家長、設施及必要時專業機構的規則，並事先決定判斷者與聯絡路徑。

30分鐘負責人會議只決定限定項目

每次會議都討論全部事項，決策就難以前進。第一次決定目的、日期與預算；下一次討論設施與移動；再下一次處理生活運營與安全。每次設定要決定的項目與帶回處理的負責人。

變更時確認完整影響範圍

即使一人缺席，也可能影響房間分配、車輛、餐食與參加費。收到變更的負責人應確認相關表格以及是否需要聯絡設施，不要只修改人數就結束。

合宿結束後，記錄與預定的差異、向設施確認時不足的資訊、參加者常見問題、剩餘費用與不足物品。不要只留在負責人的記憶中，應保存為下次負責人可再次使用的形式。