合宿のキャンセル・人数変更で確認すること｜施設・参加者・会計

施設へ連絡する前に、予約名義、利用日、当初人数、変更後人数、変更が確定した日を一つにまとめます。欠席、途中参加、日程短縮、団体全体の中止では確認事項が異なるため、「参加者が2名減った」のように変更単位を明確にします。

人数が減ったからといって、団体全体の費用が同じ割合で減るとは限りません。宿泊、食事、貸切、会場、車両などは、それぞれ変更期限や最低利用条件が異なる場合があります。施設へは、現在の予約内容と変更後の希望を伝え、料金、手続き、回答期限を確認します。

• 施設：宿泊人数、部屋、食事、利用時間、追加手続き

• 参加者：欠席者の負担、返金時期、代替参加者の可否

• 移動・会場：車両数、座席、練習会場、外部予約

• 会計：固定費と人数連動費、振込手数料、返金記録

一つの変更を複数担当者が別々に連絡すると、人数や条件が食い違います。施設連絡は代表者、参加費再計算は会計担当、参加者案内は連絡担当というように役割を分け、確定内容は共通台帳へ戻します。

参加費の再計算では、車両や会場のように人数が減っても変わりにくい費用と、食事のように人数で変わりやすい費用を分けます。欠席者へ返す金額、残る参加者の追加負担、団体会計から吸収する額を混ぜず、根拠と承認者を記録します。

1. 01

   変更者・変更日・変更内容を台帳へ記録する

2. 02

   施設と外部手配先へ、同じ人数・日程で確認する

3. 03

   部屋・食事・車両・会場への影響を担当別に確認する

4. 04

   料金と期限が確定してから参加者へ案内する

5. 05

   更新後の名簿、しおり、緊急連絡先を差し替える

予約リクエストの送信だけでは予約確定ではありません。正式確定後に変更が出た場合も、予約名義、利用日、当初人数、変更後人数、回答が必要な期限をまとめて連絡し、施設から案内された手続きに従ってください。